Trabajar De Asistente Virtual Desde Casa: ¿Cómo Empezar?

La Internet nos ha abierto muchos mundos. Mundos de información, mundos de comercialización, de relaciones, de comunicaciones y también, por supuesto, mundos laborales. Dentro de éste último, cientos de profesiones se desarrollaron: bloggers, youtubers, profesionales independientes trabajando remotamente, traductores, copywriters. Y dentro de ellas, ser Asistente virtual es una de estas nuevas posibilidades.

Y la particularidad de esta salida laboral es que es muy versátil y una de las que mayor facilidades presentan en los inicios. No necesitas ni mucha inversión, ni mucha capacitación para comenzar la búsqueda de clientes.

Hoy te contaremos todas las claves para poder, en un plazo cercano, comenzar a ofrecer estos servicios que cada vez tienen más demanda. Crecen de la mano de las profesiones independientes, de los emprendedores y de todos los demás trabajos on line. Por eso, esta puede ser tu oportunidad. ¿Listo para comenzar un nuevo camino? ¡Allá vamos!

Esto implica, por cierto, un vínculo virtual entre el cliente y el asistente y requiere de una buena red para poder trabajar sin obstáculos.

Respecto a la primera palabra, como en el mundo “real”, un asistente es una persona que colabora con múltiples tareas generales, sobre todo administrativas, pero puede también incluir tareas creativas y técnicas. Para darnos una idea más completa, podemos pensar en el trabajo que hace una secretaría tradicional y estaríamos bastante cerca de las tareas de este tipo de posiciones.

¿De qué tipo de posición hablamos?

A primera vista, puede parecer que se trata de un trabajo de menor jerarquía, con tareas básicas. Pero esto no siempre es así. Como en el mundo laboral tradicional, hay distintos rangos de secretarías, desde la más junior hasta la secretaría del Director de la Compañía. Cuando hablamos de un trabajo de Asistente Virtual, nos referimos a todo este amplio abanico de posibilidades.

Es cierto, un Director seguramente quiera un asistente más tradicional, pero habrá negocios on line muy bien desarrollados que necesitan una secretaria Senior. Por eso, este rol puede ser llevado adelante tanto por personas sin experiencia que quieran comenzar y aprender, como por otras que ya saben del tema y se han desempeñado anteriormente en posiciones similares.

¿Que tanta potencialidad de trabajo ofrece este rol?

Otra gran fortaleza de esta salida laboral, es que viene mostrando una clara tendencia de crecimiento. Tanto que existe, incluso, una Asociación Internacional de Asistentes Virtuales que nuclea a las trabajadoras o trabajadores dedicados a estas tareas. Si visitas su página, podrás encontrar muchas claves sobre esta profesión pero, debo advertirte, está redactada solo en inglés. ¿Y esto a que se debe? ¿No puedo trabajar de Asistente Virtual en español?

¡Claro que puedes! Existe un mercado muy interesante de habla hispana para estas posiciones. Lo que sucede, como bien sabemos, es que todo lo que es Internet y los trabajos y negocios asociados a ella, se desarrollaron primero en inglés y por lo tanto es en esa lengua donde encontramos los mayores avances. Y las secretarias o secretarios virtuales no son la excepción. Esta profesión es mucho más común en estas latitudes que en las nuestras.

Pero esto, lejos de ser una debilidad, es una fortaleza. Significa que hay mucho espacio para crecer y desarrollarse, porque aún queda mucho mercado por explorar en lo que se refiere a los negocios on line en Español.

¿Y a qué se debe tanta potencialidad, tanto en habla anglosajona como hispana? Pues bien, se debe a que mucha gente ha optado, en la última década sobre todo, por independizarse y generar negocios o desarrollar profesiones de manera virtual. Y muchos han crecido tanto que ya no pueden trabajar solos, por lo que requieren de empleados o de asistentes.

De la mano de estos desarrollos, crecen las oportunidades de los Asistentes Virtuales en todo el mundo. Cualquier profesional independiente o emprendedor que tenga más de 5 clientes requerirá de alguién que lo ayude en lo administrativo o incluso en lo comercial. Las horas de trabajo son limitadas y uno debe enfocarse en brindar su servicio. Por lo tanto, todo lo que sean tareas administrativas y de ventas quedan pendientes o inconclusas.

¿Qué NO es ser un asistente virtual?

Esta pregunta que quizás te llame la atención, es crucial. Sucede que si bien el mundo de Internet tiene todas las bondades que hemos dicho (y muchas otras que no nombramos), tiene también algunas debilidades.

Muchas personas y negocios, creen que si contratan un colaborador on line, pueden extralimitar los requerimientos de tareas, sobre todo cuando hablamos de un Asistente. Por otro lado, los precios por los servicios, suelen bajar muchísimo para trabajos remotos. Pero afortunadamente, estos son sólo algunos casos.

Los emprendedores y profesionales que realmente conocen el trabajo on line, saben el esfuerzo que conlleva (el mismo que el trabajo “real”), lo reconocen y lo pagan como corresponde. Pero volviendo al tema de las tareas, ser Asistente no significa que puedes hacer de todo y en cualquier momento. Por eso antes de comenzar, es importante saber que NO incluye este rol:

• Tareas de telemarketer: muchos creen que un asistente se ocupa también de realizar llamados de venta. Pues no, a menos que tú decidas incluirlo. En general esta tarea lo hacen los telemarketers que trabajan para empresas especializadas.
• Tareas de community manager: si bien los asistentes virtuales pueden ayudar con el manejo de Redes, no cuentan con todos los conocimientos y el tiempo para desarrollar este trabajo que sí tienen los Community Managers.
• Redactores: las personas que ofrezcan su asistencia en línea, deben saber redactar, por supuesto, porque su rol lo exige. Pero eso no significa que sean redactores. Por eso, el desarrollo de contenidos no puede quedar dentro de sus funciones.
• Atención Call Center: tampoco debe creerse que un Asistente puede recibir las quejas o consultas de clientes full time, para eso existen los servicios de Call Center, con gente especialmente capacitada para lidiar con estos temas, muchas veces complejos.  

¿Quieres saber cómo ser asistente virtual? Pues bien. Solo necesitas tener claras las tareas, las tarifas, los recursos requeridos y comenzar a ofrecer tus servicios.

Bien… muy lindo… ¿Pero cómo hacer todo eso? Pues, tranquilo camarada. Te lo contaré todo, paso a paso.

1. Tener claras las tareas.

Dijimos, líneas arriba, que era importante saber bien qué tareas incluir en tu oferta y cuáles no. Pues bien, este es el principio de tu nuevo camino. Toma lápiz y papel, tu ordenador o tu teléfono móvil. Deberás realizar un detalle minucioso de tu servicio, describiendo las tareas que puedes ofrecer.  En los próximos apartados veremos un listado que te podrá servir de inspiración si te quedan dudas.

Será fundamental, además de poner en claro las tareas, establecer los horarios de trabajo. Ser asistente muchas veces es interpretado como una disposición 24 x 7. Por eso, es fundamental limitar tu tiempo de trabajo de modo de no recibir requerimientos en tus momentos libres.

2. Determinar los recursos necesarios.

Si bien no es una tarea que requiere gran inversión, como hemos dicho, debes contar con unos cuantos recursos para poder brindar un buen servicio. Aquí algunos ejemplos de costos a tener en cuenta:

1. Un buen ordenador.
2. Un teléfono móvil.
3. Una excelente conexión de internet.
4. Un espacio de trabajo (puede ser en casa o una oficina de alquiler o coworking).
5. Membresía a sitios de trabajo on line.
6. Herramientas que te ayuden a administrarte en tu labora diaria (gestión del tiempo, de archivos, trabajo en equipo, almacenamiento de documentos, etc.)

Con estos costos formulados, ya sabrás cuántos gastos mensuales tendrás por tu trabajo, los cuales deberás incluir esto en tus tarifas.

3. Define tus tarifas.

Quizás esta pueda ser la parte más compleja, pero no te desanimes porque estamos aquí para guiarte. Si bien muchos trabajos de este tipo pueden solicitarse por tarifas ya determinadas por el empleador (esto te sucederá en la mayoría de los casos), es necesario que tengas bien en claro tus precios para saber si ese trabajo es conveniente para tí o no y para poder hacer una contraoferta.

También habrá muchos clientes que quieran tus servicios pero que no sepan cuánto se paga por ellos y te pidan un presupuesto. Para todo esto, deberás tener definida una tarifa horaria.

Para ello, te sugiero que pongas en la balanza lo siguiente:

1. Costos de recursos.
2. Años de experiencia en la tarea (¿eres un experto o una novata?).
3. Idioma de trabajo (podrás trabajar en tu lengua materna o necesitarás traducciones).
4. Horarios de trabajo (te requerirá trabajo nocturno o durante los fines de semana).
5. Los precios del mercado (como estimativo te diremos que la hora puede variar entre u$S 15 y 60, pero hay acuerdos especiales por semana, quincena o mes).

Con todo esto podrás estimar un costo de hora que cubra tus inversiones y te permita ganar dinero para sostenerte. Si bien los primeros pasos son duros y cuesta ganar los clientes iniciales, no es recomendable bajar mucho la tarifa a fines de sortear estos obstáculos. Si lo haces, propone al cliente la tarifa normal y ofrécele una promoción inicial de descuento, por ejemplo, por los primeros dos meses.

De este modo, pasado el plazo inicial, podrás cobrar tu tarifa regular. En cambio, si bajas la tarifa a fin de lograr los primeros clientes y pasados dos o tres meses quieres aumentarla, la negociación puede ser incómoda y difícil.

4. Comienza a ofrecer tus servicios.

¡Perfecto! Estás listo para comenzar a realizar trabajo administrativo desde casa. Ahora debe saberlo el resto del mundo. Si bien una buena página web o unas Redes Sociales pueden ayudar a hacerte conocido, para la primera etapa lo más adecuado es recurrir a directorios de trabajo donde puedas encontrar a los empleadores que están buscando personas con tu perfil.

Te he hablado en otras oportunidades de los sitios que puedes consultar para buscar trabajo on line. Son muchísimos y cada vez más variados. Mi consejo es que elijas no más de 5 y te dediques, a ellos, de lleno. Incluso 5 puede ser mucho. Porque lo importante es focalizarse en aquello que puedas manejar, en lugar de intentar ir a lo grande y no atender nada bien. Gestionar estos sitios requiere de dedicación para buscar trabajos, ofertar y dar seguimiento a tus proyectos.

Aquí algunos de mis sitios favoritos para crear tu perfil como profesional y encontrarte con muchas demandas de todo el mundo:

• Freelancer.com (sitio australiano, mayor demanda en inglés, pero a mí me funciona muy bien, incluso para trabajos en español).
• Workana.com (más focalizado en habla hispana, especialmente latinoamérica).
• People per hour (enteramente en inglés).
• Soy Freelancer (español).
• Upwork (más complicada para comenzar pero luego, con experiencia, es muy buena)
• Fiverr (aquí una reseña completa que publicamos hace un tiempito sobre este sitio).
• Malt (buena plataforma para los inicios en el mundo del trabajo on line).
• Trabajo Freelance (no tan moderna, pero enteramente en español)
• Twago (similar a Freelancer pero con menos fama, esta plataforma puede ser muy buena si logras diferenciarte).

Trabajar en un coworking, es también una excelente idea. Allí puedes conocer a emprendedores y profesionales independientes que necesiten tus servicios o que te recomienden. La importancia de una networking con gente que trabaja on line, puede ser vital para impulsar el inicio de tu nuevo camino.

Trabajo De Asistente Virtual: ¿En Qué Consiste Realmente?

El trabajo de Asistente Virtual, empleo que tiene múltiples facetas y bemoles, puede incluir tareas muy diferentes según a quién o a qué negocio tengas que asistir.

Por ejemplo, no es lo mismo ser secretaría de un Gerente de Ventas que de uno de Producción. Esto es así en el mundo “real” y muy similar en el virtual.

Cuando hablamos de emprendedores o profesionales como empleadores, las tareas además pueden incluir algunas gestiones personales, como llevar sus cuentas individuales o pagar sus facturas.

Por lo tanto, las tareas incluidas en este trabajo, dependerá de a quién debas asistir, de tu experiencia, de los límites que te pongas y de tus conocimientos. Aquí algunos ejemplos, que podríamos separar en dos grupos:

Como Secretaria Virtual.

Si bien asistente y secretaria son sinónimos, el segundo término puede inferir más las tareas propias de manejo de cuestiones organizativas, como ser:

• Manejo integral de agenda.
• Gestión de clientes.
• Administración de cuentas de correo electrónico.
• Gestión básica de Redes Sociales.
• Administración y gestión de Bases de Datos.
• Pago de servicios.
• Organización de reuniones y eventos.
• Trámites bancarios.

Como Asistente Virtual (trabajo administrativo en casa).

El término “asistente” puede parecer más amplio que “secretaria” e incluir más tareas. Básicamente, se refiere a alguien que pueda manejar tareas administrativas generales.

Aquí ejemplos de las labores más solicitadas:

• Facturación: emisión de facturas de venta y gestión de cuentas corrientes de clientes.
• Compras: solicitud de presupuestos, realización de pedidos a proveedores, control de recepción.
• Cobranzas: seguimiento de facturas y cobranzas de clientes. Registro de ingresos.
• Pagos: seguimiento de vencimientos y realización de pagos a colaboradores y proveedores.
• Stock: control de existencias y faltantes.
• Manejo de caja chica.
• Asistencia en búsqueda de colaboradores.

También es importante tener clarísimo, como ya dijimos, qué NO incluyes en tus servicios. A continuación algunos ejemplos de tareas que pertenecen a otros roles y que, por lo tanto, puedes excluir:

• Tareas de vendedor.
• Funciones de Community Manager.
• Desempeño como Telemarketer.
• Atención de reclamos del Cliente.
• Asistencia técnica del cliente.
• Tareas de cadetería.

Asistente virtual: ¿Empleo en español o en inglés?

Algo comentamos más arriba respecto a los idiomas para esta profesión. Si manejas varios, puede ser una gran idea ofrecer tus servicios con distintas opciones. Muchas veces los emprendedores o profesionales que están buscando freelancers en los sitios de trabajo, son de países de habla inglesa, francesa o italiana. Por lo tanto, puedes aprovechar y ampliar tus oportunidades.

Sin embargo, si prefieres centrarte en el idioma español, la verdad es que oportunidades de trabajo no faltan. El mundo on line cada vez crece más y los trabajos independientes le siguen el ritmo. Mercados más periféricos como los de América del Sur, están en plena expansión, por lo que puede ser un punto de partida muy fértil para una buena cosecha.

Conclusiones:

Si lo que quieres es ampliar tus horizontes con un trabajo independiente, ya sea como único empleo o como complemento de otro, ser Asistente Virtual puede ser la oportunidad que abra las puertas de este mundo. Te permite comenzar en el mundo virtual, ya sea que tengas experiencia o no, de la mano de otros negocios o profesionales que ya conocen estos mercados y te impulsarán con sus dinámicas y conocimientos.

Ser asistente virtual, un trabajo desde casa que te permitirá, además, manejar tus horarios y el flujo de trabajo a realizar. Te dará la flexibilidad suficiente para ir ajustando tu oferta a medida que ganes conocimiento, experiencia y que vayas conociendo mejor al cliente y a la competencia.

Oportunidades hay muchas, aunque requieran de mucho trabajo y esfuerzo. Los inicios pueden ser lentos y algo frustrantes. Pero si tienes ganas, voluntad y confianza, pasado ese primer período, con la llegada del primer cliente todo comienza a fluir de otra manera. ¿Estás listo o lista? Estas a apenas unos pasos de convertirte en un Asistente Virtual de primera línea. ¡Enhorabuena!